Les principales erreurs à ne pas commettre lors d’un déménagement de bureaux

En tant que petite entreprise prospère, vous vivrez un certain nombre de moments passionnants au cours de votre expansion. Le déménagement vers des locaux plus grands et plus agréables en fait partie. Que vous déménagiez au bout de la rue ou à l’autre bout du pays, il est important que tout soit parfait dès le départ. Cependant, il ne s’agit pas simplement d’emballer quelques affaires et de les déplacer d’un endroit à l’autre. Sans une planification méticuleuse, votre entreprise pourrait subir des temps d’arrêt inutiles.

Vous trouverez ci-dessous les erreurs courantes commises lors du déménagement de bureaux. En les évitant, vous vous assurerez que l’ensemble du processus de déménagement se déroule sans heurts, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent.

Ne pas trouver la bonne entreprise de déménagement professionnel

Le déménagement de bureaux est complexe et peut être stressant si vous choisissez de le faire tout seul. Alors pourquoi ne pas confier cette tâche à des professionnels ? En particulier si vous êtes une petite entreprise où le temps est extrêmement limité et où la gestion d’un déménagement pourrait nuire au flux de travail et à la production. Une entreprise de déménagement expérimentée saura déplacer vos équipements de la manière la plus efficace et la plus disciplinée possible, en réduisant les risques d’immobilisation et de dommages. En outre, elle vous aidera à porter les charges lourdes et vous fournira les matériaux d’emballage nécessaires.

Prendre le temps de choisir la bonne société de déménagement est essentiel pour un processus de déménagement sans heurts. Il est important d’effectuer des recherches pour choisir une société de déménagement. Recherchez et contactez au moins trois entreprises de déménagement professionnelles, agréées. Une visite inopinée de leurs locaux vous donnera une indication claire de la manière dont ils géreront votre déménagement. Si leurs camions et leurs entrepôts sont usés et en mauvais état, cela dénote souvent des pratiques de travail de mauvaise qualité.

Manque de planification

En raison de la complexité d’un déménagement de bureau, vous devez avoir un plan précis en place. Si vous laissez tout faire à la dernière minute, votre niveau de stress augmentera et des erreurs coûteuses pourront se glisser. Une bonne façon d’organiser le déménagement des bureaux est d’établir une liste de contrôle ; cela vous permettra de ne rien oublier ou de ne rien laisser de côté.

Choisir un mauvais horaire pour votre déménagement

Le timing n’est pas tout, mais il peut faire obstacle à tout le reste. Il existe des facteurs internes et externes qui contribuent à votre déménagement. Voici quelques éléments à prendre en compte :

Les jours fériés et les vacances. Allez-vous obliger vos employés à passer leurs vacances à faire leurs bagages ? Prévenez au moins un an à l’avance, afin que les employés ne planifient pas leurs vacances. Vous voudrez également vous assurer que vous évitez la circulation pendant les vacances et les grands événements locaux au moment de votre déménagement.

Raisons budgétaires. Supposons qu’il reste trois mois avant la date prévue pour votre déménagement. Votre budget n’est pas tout à fait au niveau souhaité. Que faites-vous ?

Même si vos employés se préparent à déménager, n’hésitez pas à repousser la date de votre déménagement. Vous devez décider si la perte de continuité des activités en vaut la peine.

Les enfants. Vous vous concentrez peut-être sur les résultats financiers, mais les vies les plus perturbées par votre déménagement sont celles des enfants de vos employés. Il est essentiel que vous préveniez vos employés à l’avance afin qu’ils puissent préparer leurs enfants. Évitez également de forcer les parents à transférer leurs enfants au milieu de l’année scolaire. consultez ce lien pour savoir comment préparer les employés a un déménagement de bureaux.

Mauvaise estimation de la complexité de votre infrastructure informatique

En tant que petite entreprise, il est plus que probable que vous dépendiez de l’informatique et si celle-ci ne fonctionne pas efficacement, cela peut causer un grand nombre de problèmes. Cet aspect du déménagement des bureaux passe souvent inaperçu. C’est pourquoi il est important de s’adresser à un spécialiste de l’informatique avant de conclure le bail et de lui demander de vérifier les locaux pour voir s’ils sont adaptés à votre équipement informatique. Les bons informaticiens vous conseilleront sur la manière d’aménager vos nouveaux bureaux. En outre, ils configureront votre connexion Internet et vos serveurs avant votre déménagement, ce qui vous évitera toute interruption de service.

Ne pas avoir de restrictions budgétaires

Ne pas fixer de budget pour le déménagement de vos bureaux peut s’avérer désastreux pour votre compte bancaire. Il est important de fixer un budget concret pour ne pas vous laisser emporter par l’aménagement de votre nouveau bureau.

Ne pas mettre en place un calendrier

Le temps est une chose précieuse et rare pour le propriétaire d’une petite entreprise.  En établissant un calendrier simple et, surtout, en le respectant, votre entreprise en tirera des bénéfices. Le calendrier, ainsi qu’une liste de contrôle, minimiseront les perturbations de votre entreprise pendant le déménagement. Vous serez ainsi mieux à même d’organiser vos collègues pour qu’ils se préparent et vous aident à déménager.

Ne pas se procurer le bon équipement de déménagement

Toutes les entreprises dépendent de l’informatique sous une forme ou une autre. Le déménagement d’un équipement informatique peut s’avérer difficile car il est incroyablement délicat et contient des données sensibles. S’assurer que vous avez les bonnes boîtes et la bonne protection pour votre équipement est fondamental pour un déménagement de bureau sans heurts. Il vaut la peine de consacrer du temps et de l’argent à l’acquisition d’un équipement de déménagement adapté. Le déménagement d’équipements de bureau peut être un cauchemar logistique avec un nombre incalculable de câbles et de cordons auxquels il faut penser. Investir dans une étiqueteuse pour aider à établir quels câbles appartiennent à chaque personne évitera bien des maux de tête au moment de s’installer dans le nouveau bureau.

Ne pas commencer avec une ardoise propre

Le déménagement des bureaux est souvent l’occasion de faire le ménage et de désencombrer. De nombreuses entreprises se passent de plus en plus de papier. Néanmoins, il y a des entreprises qui conservent encore des documents importants dans un système de classement physique. C’est le moment de passer en revue les dossiers et de déchiqueter les documents qui ne sont plus nécessaires. Cela vous évitera d’emballer et de déballer des déchets inutiles et d’encombrer le nouveau bureau.

Vous n’assurez pas vos objets de valeur

Le matériel de bureau est souvent fragile, précieux et cher. Il vaut la peine de trouver une compagnie d’assurance réputée qui couvrira les coûts de tout objet de valeur potentiellement volé ou cassé. Avec un peu de chance, cela n’arrivera jamais, mais cela vaut la peine d’investir dans une assurance pour être sûr que tout est couvert.

Principaux points à retenir

Des décisions telles que partager le plan de vos nouveaux bureaux avec vos employés ou informer vos clients via les médias sociaux sur le déménagement de vos bureaux peuvent sembler être des changements mineurs. Cependant, lorsque les entreprises ignorent ces questions apparemment mineures, cela peut avoir un impact considérable sur l’avenir d’une entreprise nouvellement relocalisée.

C’est pourquoi il est essentiel de trouver des partenaires fiables avec lesquels travailler, afin que votre déménagement d’entreprise soit rapide et sans heurts.