Le siège social est le lieu où se situe la direction d’une entreprise. Son transfert est une décision importante et doit respecter un certain nombre de formalités. Voici quelques astuces pour réussir le transfert du siège social d’une entreprise.
La prise de décision du transfert de siège social
Les règles définissant la prise de décision du transfert de siège social dépendent généralement du statut juridique de l’entreprise. Pour une SARL, par exemple, c’est le gérant qui doit prendre la décision après avoir obtenu l’approbation de certains collaborateurs. Ces derniers représentent plus de la moitié des parts sociales de la société. Pour une SA, c’est le conseil d’administration ou le conseil de surveillance qui doit prendre la décision après avoir eu l’accord de l’assemblée générale ordinaire. Cela concerne le déménagement dans le même département ou dans un département voisin où on peut trouver un box de stockage. Pour un déménagement plus lointain, la décision doit être prise avec l’assemblée générale extraordinaire. Pour une SAS, c’est l’organe compétent (président ou autre) qui doit prendre la décision. Il est précisé dans les statuts de la société pendant de sa création. Pour toute société civile, d’après les statuts, l’assemblée générale extraordinaire des associés doit voter majoritairement la décision. Sinon, l’unanimité des associés doit adopter la décision.
La publication du transfert de siège social
Lorsque la décision est prise, la société va publier un avis de modification informant le nouveau et l’ancien lieu du siège social. Cela doit être effectué dans un délai d’un mois au maximum. Si le tribunal de commerce dont dépend la société ne change pas, on publie un seul avis dans des journaux d’annonces légales (JAL) qui sont diffusés sur le lieu du siège social. Dans le cas contraire, la société sera contrainte de transmettre deux avis, à savoir dans un JAL de l’ancien siège social et dans un JAL du nouveau siège social. Cette publication comporte les mentions obligatoires qui varient en fonction de la qualité commerciale ou non-commerciale de la société. Dans tous les cas, elle contient l’éventuelle autorisation qui a été délivrée pour l’exercice de l’activité comme l’agrément, le diplôme ou l’autorisation d’exercice. À noter que le déménagement de l’entreprise pourrait nécessiter l’obtention d’une nouvelle autorisation. Celle-ci est en vigueur pour le nouveau lieu du siège social.
La déclaration du transfert de siège social
On doit déclarer ensuite le transfert de siège social. Cela peut s’effectuer en ligne, de manière physique ou au greffe du tribunal de commerce de la nouvelle adresse. Le dossier à déposer doit comprendre l’acte de modification statutaire. À cela s’ajoute l’acte certifié conforme par le représentant légal confirmant la décision du transfert du siège social. Le dossier inclut également un exemplaire des statuts mis à jour qui a été daté et attesté conforme par le représentant légal. L’avis paru dans les journaux d’annonces légales (JAL) et la déclaration de modification de l’entreprise (M2 ou P2) y figurent aussi. Il ne faut pas oublier non plus d’y inclure une preuve de l’utilisation des nouveaux locaux comme la facture d’électricité ou le contrat de bail.
Si le représentant légal n’a pas signé lui-même les différents documents, un pouvoir devra être également joint au dossier.